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英文商务书信:商务信件基本要素范例应用

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Chapter 1 Unit 5

Basic business letter format and parts
商务件基本要素

商务书信包含几个特定的部分,你要学会其正确使用与格式安排。下面就是商务书信的主要构成要素,下一页有详细说明。

①信头The letterhead

信头就是公司专用信纸上印有公司名称地址与商标的地方。写商务书信时,最好使用这种已经印好信头的公司专用信纸,这样看起来比白纸要专业。请看下面例子:


②日期The date

由于商务书信的内容往往是与时间密切相关的信息(例如订单),因此一定要写上写信的日期。日期应该写在信头(公司地址和商标)的下面,把月份用字写出来,年份也要写完整,比如“November 12,2012”。不要只写数字(11/12/12),也不要用缩写(Nov. 12, 2012)。在美国,日期是按照“月、日、年”的顺序写出来,在其他的英语国家,日期多按照“日、月、年”的顺序写,还有些人觉得“年、月、日”的写法最清楚,但是这种格式并不常见。

1) 美式(月、日、年) 3/15/2012 March 15, 2012
2) 英式(日、月、年) 15/3/2012 15 March 2012
3) 按年、月、日 2012/3/15 2012 March 15

⑥经办人The attention line

attention 就是“致某人”的意思,表示这封信的指定收件人。可以指定某个特定的人(Attention Dr.Smith),也可以指定某个职位(Attention: Accounts Receivable)。在个人写给个人的商务书信中,经办人不一定要写出来,但是如果是写给公司或部门的信,写上经办人可以增加信件处理的效率。经办人的写法有很多种:

1) 把attention 这个单词完整地打出来: Attention Ms. Jane Harper
2) 也可以使用缩写: ATTN: Ms. Jane Harper
3) 可以在attention 后面加上冒号: Attention: Ms. Jane Harper
4) attention 后面也可以不加冒号: Attention Ms. Jane Harper
5) 用大写字母打出 ATTENTION : ATTENTION: Ms. Jane Harper
6) 也可以打出完整的句子: For the attention of Ms. Jane Harper

⑦参考文号The reference number

参考文号跟经办人一样,在商务书信中不一定是必须的,不过参考文号有助于追踪订单和其他的通信。机构之间的商务书信里,通常会有一个内部参考文号,可以是以日期的形式(如 111210),也可以是字母和数字的组合,以方便公司找到对应的文件。常见写法有:

□ Ref. No. 111210
□ File number 111210
□ Reference number AR48.
□ Please refer to file number 111210(参照 111210 号文件)

不同的公司会有不同的参考文号,因此可以在同一行把双方的参考文号都写出来,并标明“本公司参考文号/贵公司参考文号”,如:

□ Our reference 111208/Your reference OS 234

如果没有参考文号,最好能够提一下之前的通信记录,如:

□ Regarding your letter of November 12
(您11 月12 日的来函)
□ In reference to your request of October 3rd, 2010
(您2010 年10 月3 日的请求)

称谓 The salutation

称谓就是你称呼收件人的方式,称呼包含三个部分:

①收件人的头衔
1) 务必把收件人的头衔写对。
2) 不同的专业有不同的头衔,医生博士的头衔是 Dr. ;大学教授可能是 Dr.(博士),也有可能是 Professor(教授)。法官政府官员和高级职员的头衔一定要先查清楚。
3) 写信给不具医师、博士或教授头衔的女士时,要用 Ms.(女士),除非对方明确要求你使用 Mrs.(夫人)或 Miss(小姐)。

②收件人的姓名
1) 除非你跟对方已经熟到只互称名字的地步,否则就以“头衔+姓”的方式称呼对方,如“Dear Dr. Howard”。
2) 如果你不知道对方的姓名,但是知道对方的性别,那你就可以写“Dear Sir”或“Dear Madam”。
3) 如果你连对方的性别也不知道,那就写“Ladies and Gentlemen”或“Dear Sir or Madam”。
4) 如果跟对方很熟识,可以直接写对方的名字,例如“Dear Jessica”
5) 记得不要把姓跟名都写出来(例如“Dear Ann Jenkins”),没有头衔尤其要避免这种做法

③标点符号
1) 最常见的就是在称位后面加一个冒号,例如“Dear Ms. White:”。
2) 但是也可以完全不加标点符号,例如“Dear Professor Bard”。

⑨主旨The subject line or heading

你可以加上一行“主旨”,作为信件的标题。加上主旨有助于读者立刻了解信件的主题。基本上,主旨就是要简明扼要。主旨的写法也有很多种,下面是几个例子(商务信件中,避免在任何一个部分全使用大
写字母。大写字母比较不容易读,而且会影响到信件的语气):□ Re: Information Technologies Conference
□ Subject: Information Technologies Conference
□ Information Technologies Conference
□ INFORMATION TECHNOLOGIES CONFERENCE
□ SUBJECT: Information Technologies Conference

正文The body

正文就是信件里最主要的部分。正文通常由段落组成,整个正文的长度取决于你有多少信息要传达给对方。正文应该要简洁扼要,内容要有组织,方便读者找到需要的信息。

①第一段
在第一段里,清楚说明你写这封信的目的,如:

√With reference to our conversation of August 3rd,
(就我们8 月3 日的谈话……)
√ I am seeking a position in your Data Management Department.
(本人欲应聘贵公司数据处理部门的工作。)

如果你的信会很长,可以在第一段里把信件的内容条列出来。商务书信常用的开头用语有,如:

√ With reference to your letter/email/fax of (date) . . .
(就您于×× 月×× 日的来信电子邮件/传真……)
√Thank you for your letter/email/fax/catalog/ . . .
谢谢您的来信/电子邮件/传真/目录……)
√ Regarding our meeting on Thursday . . .
(就我们星期四的会议……)

②中间的段落
中间的段落应该用来详细说明主题,并给予重要的细节或指引。段落尽量简短,每一段只处理一个小主题。如果有重要的信息,不妨用项目符号或数字编成列表。此外,务必保持内容简洁,读者会希望你的信简短扼要!

③结论/最后一段
结论的内容,取决于信中传达的信息。你可以在结论里进行推荐、总结想法,或表示愿意提供帮助。如果是求职信,最好在这里加上如何、何时、哪里可以联络到你。商务书信最后一段常用的说
法有:

√Please don’t hesitate to contact us again if you have any questions or
concerns.
(如果您有任何疑问,欢迎来电或来函洽询。)
√Please let me know if I can be of more assistance.
(如果还有什么我可以帮上忙的地方,请通知我,不要客气。)
√If you need further help, please contact us again.
(如果您还需要进一步的协助,请与我们联络。)
√We look forward to our next meeting/working together...
(我们诚心期盼下一次的会面/合作……)

结尾敬辞Closing line/Complimentary close

在结尾敬辞后面加上逗号,并且只有第一个字母要大写。结尾敬辞有正式的,也有比较不正式的,常用的结尾敬辞有:

1) 正式的结尾敬辞:
√ Your truly,
√ Yours very truly,
√ Faithfully yours,
√ Respectfully yours,
√ Very respectfully,
√ Very truly yours,
√ Yours faithfully,
√ Respectfully,
√ Your respectfully,

2) 较不正式的结尾敬辞:
√ Sincerely,
√ Cordially,
√ Sincerely yours,
√ Cordially yours,

3) 较个性化的结尾敬辞:
√ Love,
√ With love,
√ Best wishes,
√ Kindest regards,
√ Your devoted friend,
√ Cheers!
√ As always,
√ Best Regards,
√ Warmest regards,

⑿签名 Signature

商务书信都要签名,而且最好用好的笔签。比起大量印刷的商业信函,有签名的商务书信会令读者感觉亲切许多。在亲笔签名之后,打上你的姓名和职位,如果不是很长,那就写成一行,如果你的姓名和职位太长,那就分成两行:

如果是电子邮件,在邮件最下方键入你的姓名,并附上一个 .sig 的签名档。我们在 Chapter 2 还会再详细说明如何撰写商务电子邮件。

⒃附件Enclosure/Attachment

如何告知读者本信还附有附件?附件就是随信附上的文件,它可能是简章、订单、目录、报告或其他的文件。你应该在正文的第一段就告诉对方你随信附上了附件,然后在页面底端签名的下方再提一次。你在第一段可以采用这些说法
□ We are enclosing . . . 随信附上……
□ We enclose . . . 随信附上……
□ Enclosed is . . . 随信附上……
□ Please find enclosed . . . 请见附件中的……

1) 你可以把 Enclosure 这个字完整地打出来,然后在括号里写上附件的数目,如:Enclosures (3)
2) 也可以使用Enclosure 的缩写,如:Enc (3)
3) 也可以把附件的名称一一列出,如:
Enclosures (1) Invoice 1029; (2) Return slip; (3) Customer satisfaction survey


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